wersja do wydruku Roman Kusyk 02.01.2007 08:44

regulamin organizacyjny

Tekst na podstawie: zarządzenia Nr 4 Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie z dnia 7 kwietnia 2017 r. w sprawie Regulaminu organizacyjnego Archiwum Państwowego w Lublinie

 

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W LUBLINIE


Rozdział I. Przepisy wstępne


§ 1


1.    Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Lublinie należą sprawy określone w:
1)    ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. Nr 0, poz. 1506), zwanej dalej Ustawą,
2)    statucie nadanym zarządzeniem Nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 marca 2017 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Lublinie, zwanym dalej Statutem,
3)    innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej,
4)    niniejszym Regulaminie.
2.    Ramową organizację Archiwum Państwowego w Lublinie określa Statut.


§ 2


Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:
1)   Archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Lublinie,
2)   dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie,
3)   zastępcy dyrektora - należy przez to rozumieć zastępcę dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie,
4) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 9 Statutu oraz osoby kierujące ich pracą.


§ 3


Regulamin określa ogólne zasady pracy Archiwum oraz zakresy działania komórek organizacyjnych.
Rozdział II. Przepisy ogólne


§ 4


1. Działalnością Archiwum kieruje dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym - zastępca dyrektora i kierownicy komórek organizacyjnych.
2.  Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu.
3.  Do zadań dyrektora należy w szczególności:
1) reprezentowanie Archiwum wobec władz oraz urzędów administracji rządowej i samorządowej, sądów, instytucji, osób prawnych, osób fizycznych oraz innych jednostek organizacyjnych,
2) organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum, w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,
3)  inicjowanie zmian organizacyjnych i wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,
4)  wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie o służbie cywilnej,
5)  kierowanie sprawami związanymi z obsadą personalną, przyjmowanie i zwalnianie pracowników,
6)  nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,
7)  nadzorowanie i koordynowanie prac oddziałów zamiejscowych,
8)  przewodniczenie Komisji Metodycznej,
9)  podejmowanie decyzji związanych z wydatkami budżetowymi i pozabudżetowymi,
10) składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych,
11)  dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących Archiwum,
12)  decydowanie w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend,
13) organizowanie kopiowania materiałów archiwalnych w celu zabezpieczenia i udostępniania zasobu,
14) ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalnością obszar całego państwa,
15) uzgadnianie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych,
16) rozstrzyganie w drodze opinii wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji,
17) wyrażania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
18) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,
19) wydawanie decyzji i postanowień w toku postępowania administracyjnego,
20) współdziałanie z organizacjami, komisjami i zespołami działającymi na terenie archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa,
21) zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,
22) dokonywania ocen okresowych zastępcy dyrektora, głównego księgowego i kierowników,
23) udzielanie pełnomocnictw i upoważnień,
24) wykonywanie innych zadań i poleceń służbowych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
25) informowanie na bieżąco podległych pracowników o sprawach związanych z działalnością Archiwum, w szczególności o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
26)  wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum.
4. Do zadań zastępcy dyrektora należy w szczególności:
1) wykonywanie zadań w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa i przyznanych kompetencji,
2) nadzorowanie i koordynowanie prac komórek organizacyjnych Centrali Archiwum w zakresie działalności archiwalnej,
3) ogólny nadzór nad pracą komórek organizacyjnych w zakresie funkcji administracyjnych i technicznych,
4) przygotowywanie planów i sprawozdań z działalności Archiwum,
5) dekretowanie korespondencji wpływającej do Archiwum w zakresie działalności archiwalnej,
6) wykonywanie zadań z zakresu udostępniania informacji publicznej, w szczególności redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej,
7) udział w opracowywaniu normatywów wewnętrznych wydawanych przez dyrektora Archiwum,
8) wykonywanie i koordynowanie w skali Archiwum zadań w zakresie zarządzania ryzykiem,
9) przygotowywanie informacji, analiz i opinii w zakresie problematyki archiwalnej na potrzeby dyrektora i Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
10) wykonywanie zadań z zakresu ochrony informacji niejawnych,
11) wykonywanie innych zadań i poleceń z zakresu działalności Archiwum,
12) zastępowanie dyrektora podczas jego nieobecności i kierowanie pracą Archiwum.
5. Zastrzeżone do podpisu dyrektora są:
1)  normatywy wewnętrzne dotyczące działalności Archiwum,
2) korespondencja i dokumenty kadrowe dotyczące nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, ustalenia warunków pracy i płacy, nagród i kar,
3) umowy zawierane przez Archiwum,
4) pisma adresowane do organów władz państwowych i samorządowych,
5) odpowiedzi na skargi i zażalenia,
6) dokumenty bankowe, finansowe, rachunkowe i korespondencja w sprawach finansowych Archiwum,
7) plany i sprawozdania z działalności Archiwum,
8) akty ustalenia państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych jako wytwarzające materiały archiwalne,
9) dokumenty w sprawach wykonywania przez Archiwum kontroli archiwalnych, w tym wystąpienia pokontrolne i inna korespondencja pokontrolna,
10) zgody i opinie na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
11) uzgadniane i opiniowane przepisy kancelaryjne i archiwalne,
12) korespondencja w sprawach przekazywania materiałów archiwalnych przez jednostki organizacyjne,
13) korespondencja i umowy w sprawach użyczania lub pozostawiania do dłuższego przechowywania materiałów archiwalnych,
14)  korespondencja w sprawach wniosków o powierzenie materiałów archiwalnych,
15) decyzje, postanowienia, zawiadomienia oraz zaświadczenia, w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,
16) odpowiedzi udzielane w toku postępowania administracyjnego w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych, w tym wydawane decyzje i zaświadczenia, oraz uwierzytelnione wypisy, odpisy i kopie materiałów archiwalnych,
17) sprawy wypożyczania materiałów archiwalnych na wystawy,
18) inne pisma zastrzeżone do kompetencji dyrektora przez przepisy szczególne lub przez upoważnienia wydane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
6. Zastępca Dyrektora podpisuje pisma i dokumenty w zakresie spraw należących do jego zadań.
7. Zastępca dyrektora może podpisywać pisma określone w § 4 ust. 5 na podstawie upoważnienia udzielonego mu przez dyrektora, z wyłączeniem spraw do realizacji których otrzymał już upoważnienie.
8. Dyrektor Archiwum może udzielić upoważnień pracownikom Archiwum do podpisywania pism i dokumentów wymienionych w § 4 ust. 5, z wyłączeniem spraw do realizacji których otrzymał już upoważnienie.
9. Zastępca dyrektora i kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonywanie powierzonych im zadań.


§ 5


1. Do podejmowania zobowiązań finansowych lub składania oświadczeń woli, w tym w zakresie praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest wyłącznie dyrektor lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy, w zakresie określonym w pełnomocnictwie.
2. Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych Archiwum upoważniony jest dyrektor Archiwum i główny księgowy działający łącznie oraz ustanowieni przez nich pełnomocnicy, działający w zakresie określonym w pełnomocnictwie.


§ 6


1. W Archiwum obowiązuje struktura organizacyjna określona w § 9 Statutu, w skład której wchodzą wymienione poniżej komórki organizacyjne i stanowiska pracy:
1)  Oddział I - gromadzenia, przechowywania, ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego;
2)  Oddział II - informacji i udostępniania. W skład Oddziału wchodzi:
a)  Sekcja kwerend,
b)  Czytelnia,
c)  Biblioteka;
3)  Oddział III - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym;
4)  Oddział IV - zabezpieczania zasobu archiwalnego i informatyzacji. W skład Oddziału wchodzi:
a)  Pracownia digitalizacji i reprografii,
b)  Pracowania konserwacji archiwalnej,
c)  Stanowisko ds. informatyzacji;
5)  Sekcja prac naukowych i wydawniczych oraz popularyzacji;
6)  Dział finansowo-księgowy;
7)  Dział administracji i kadr.
2. Ponadto w skład Archiwum wchodzą oddziały zamiejscowe w Chełmie, Kraśniku i Radzyniu Podlaskim noszące nazwy: „Archiwum Państwowe w Lublinie Oddział w Chełmie”, „Archiwum Państwowe w Lublinie Oddział w Kraśniku”, „Archiwum Państwowe w Lublinie Oddział w Radzyniu Podlaskim”.
3.  W Archiwum działają następujące organy kolegialne i doradcze:
1)  Kolegium,
2)  Komisja Metodyczna,
3)  Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Lublinie i Archiwum Państwowego w Zamościu,
4) Zespół Zakupu Archiwaliów.
4. Dyrektor Archiwum może powoływać inne komisje i zespoły, określając w drodze wewnętrznego zarządzenia sposób ustalenia ich składu, zadania i zasady działania.
5. Wykaz skrótów komórek organizacyjnych Archiwum Państwowego w Lublinie stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego.
Terytorialny zasięg działania Centrali Archiwum i oddziałów zamiejscowych jest następujący:
1)  Centrala - na terenie województwa lubelskiego obszar obejmujący:
a)  miasto na prawach powiatu miasto Lublin,
b)  wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: lubartowskiego, łęczyńskiego, puławskiego i świdnickiego,
c) miasto i gmina Bychawa oraz gminy: Garbów, Głusk, Jabłonna, Jastków, Konopnica, Krzczonów, Niemce i Wólka powiatu lubelskiego,
d) miasto i gmina Ryki, miasto Dęblin oraz gminy: Nowodwór, Stężyca i Ułęż powiatu ryckiego;
2) Oddział w Chełmie - na terenie województwa lubelskiego obszar obejmujący:
a)  miasto na prawach powiatu Chełm,
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: chełmskiego i włodawskiego,
c) miasto Krasnystaw oraz gminy: Fajsławice, Krasnystaw, Kraśniczyn, Łopiennik Górny i Siennica Różana powiatu krasnostawskiego;
3) Oddział w Kraśniku - na terenie województwa lubelskiego obszar obejmujący:
a) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatu opolskiego,
b) miasto Kraśnik oraz gminy: Dzierzkowice, Kraśnik, Urzędów, Wilkołaz i Zakrzówek powiatu kraśnickiego,
c) miasto i gmina Bełżyce oraz gminy: Borzechów, Niedrzwica Duża, Strzyżewice i Wojciechów powiatu lubelskiego;
4)  Oddział w Radzyniu Podlaskim:
a)  na terenie województwa lubelskiego obszar obejmujący:
-  miasto na prawach powiatu Biała Podlaska,
-  wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bialskiego, parczewskiego i radzyńskiego,
b) na terenie województwa mazowieckiego obszar obejmujący wszystkie gminy wchodzące w skład powiatu łosickiego.


§ 8


1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum i Oddziałów zamiejscowych Archiwum kierują ich kierownicy.
2. W przypadku niepowołania kierownika komórki organizacyjnej, dyrektor może wyznaczyć pracownika tej komórki koordynującego jej pracę. Do takiego pracownika stosuje się odpowiednio przepisy o kierowniku komórki organizacyjnej.
3. Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor.
4. Zakresy czynności zastępcy dyrektora, głównego księgowego i kierowników komórek organizacyjnych ustala dyrektor.


§ 9


Komórki organizacyjne Archiwum realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności:
1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność naukową, wydawniczą, popularyzacyjną i informacyjną,
2)  rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
3) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
4) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
5) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektoraArchiwum

§ 10


1. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek, dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.
2. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnych do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.


§ 11


Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:
1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,
2) opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,
3) przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,
4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,
5) sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,
6) podpisuje pisma z zakresu prowadzonych spraw w zakresie udzielonych im upoważnień i posiadanych kompetencji,
7) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
8) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
9) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,
10) opracowuje zakresy czynności i opisy stanowisk dla podległych pracowników,
11) dokonuje ocen okresowych pracowników,
12) organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi,
13) przestrzega zasady etyczne,
14) dba o reputację i wizerunek Archiwum,
15) gospodaruje powierzonymi środkami rzeczowymi i zgłasza konieczność wykonania napraw i remontów,
16) dba o mienie Archiwum, zachowanie porządku i estetyki w miejscu pracy,
17) nadzoruje podległych pracowników w zakresie dbałości i odpowiedzialności za użytkowane mienie Archiwum oraz zachowanie ładu i porządku w miejscu pracy, przestrzeganie przepisów bhp i przepisów przeciwpożarowych,
18) wykonuje inne zadania zgodnie z udzielonymi upoważnieniami.


§ 12


1. Kierownik komórki organizacyjnej wyznacza spośród podległych mu pracowników osobę, która w przypadku jego nieobecności będzie go zastępować.
2. Stałe upoważnienie dla osoby zastępującej kierownika składa się do jej akt osobowych.
3. W przypadku nieobecności w pracy kierownika komórki organizacyjnej i osoby stale upoważnionej do jego zastępowania, do pełnienia zastępstwa dyrektor wyznacza innego pracownika.
4. Na czas nieobecności pracownika zajmującego samodzielne stanowisko pracy, zastępstwo wyznacza dyrektor, o ile wymagają tego okoliczności.


§ 13


1. Projekty pism, decyzji, umów i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi lub jego zastępcy do podpisu, są parafowane przez pracownika przygotowującego projekt oraz akceptowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.
2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisuje dyrektor Archiwum lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy, w zakresie określonym w pełnomocnictwie. Przed podpisaniem, dokumenty wymagają akceptacji głównego księgowego.


§ 14


Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności, planów pracy oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum lub jego zastępcę,
2) znajomości i przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, zabezpieczenia zasobu archiwalnego i budynków oraz przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów obowiązujących w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania klientów Archiwum, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) dbałości o mienie Archiwum, zachowania porządku i estetyki w miejscu pracy,
8) przestrzegania zasad etycznych,
9) dbałości o reputację i wizerunek Archiwum.
Rozdział III. Zadania komórek organizacyjnych


§ 15


1. Oddział I - gromadzenia, przechowywania, ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego - wykonuje zadania w zakresie gromadzenia, przechowywania, ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego.
2. Do zadań Oddziału należą w szczególności:
1) przejmowanie i ewidencjonowanie materiałów archiwalnych,
2) prowadzenie prac w zakresie opracowania materiałów archiwalnych, zgodnie z zasadami archiwistyki i metodyką archiwalną,
3) przedkładanie Komisji Metodycznej propozycji metod opracowania materiałów archiwalnych i opracowanych zespołów (zbiorów) archiwalnych wraz ze sporządzonymi do nich pomocami ewidencyjno- informacyjnymi,
4) przygotowywanie spisów roboczych dla zespołów bez ewidencji,
5) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
6) prowadzenie ewidencji syntetycznej zasobu Archiwum - spisu zespołów i zbiorów, kartoteki zespołów i zbiorów oraz księgi nabytków, księgi przesunięć międzyzespołowych i księgi ubytków,
7) koordynacja działalności Oddziałów zamiejscowych w zakresie ewidencji syntetycznej,
8) prowadzenie ewidencji szczegółowej zasobu archiwalnego na poziomie jednostki archiwalnej,
9) weryfikacja ewidencji pod względem poprawności formalnej, aktualności i wzajemnej spójności,
10) tworzenie i przechowywanie egzemplarzy skarbowych środków ewidencyjnych,
11) prowadzenie teczek zespołów,
12) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki i dziedzin pokrewnych,
13) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
14) przygotowywanie opinii i ekspertyz w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi oraz metod ich opracowania w archiwach państwowych,
15) typowanie materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia i udostępniania zasobu oraz profilaktyki i konserwacji,
16) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,
17) udział w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,
18) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń z prac archiwalnych, zwłaszcza metodycznych,
19) przygotowywanie archiwalne materiałów do digitalizacji,
20) planowanie i rozmieszczenie zasobu,
21) prowadzenie bazy topograficznej zasobu,
22) zabezpieczanie techniczne materiałów archiwalnych,
23) monitorowanie, we współpracy z Pracownią konserwacji archiwalnej, warunków przechowywania materiałów archiwalnych,
24) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,
25) realizacja zamówień na materiały archiwalne dla Czytelni i pracowników Archiwum,
26) rejestrowanie udostępniania materiałów archiwalnych,
27) rejestracja ruchu osobowego w pomieszczeniach magazynowych,
28) prowadzenie rejestru materiałów do konserwacji.


§ 16


1. Oddział II - informacji i udostępniania - wykonuje zadania w zakresie realizacji kwerend, udzielania informacji archiwalnej i udostępniania materiałów archiwalnych.
2. W ramach oddziału działają:
1)  Sekcja kwerend, do której zadań należą w szczególności:
a)  wykonywanie kwerend,
b) opracowywanie archiwalnych pomocy informacyjnych, w tym zwłaszcza baz danych,
c) prowadzenie stanowiska ds. kwerend dokumentacji niearchiwalnej,
d) prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej po zlikwidowanych jednostkach organizacyjnych,
e) prowadzenie spraw w zakresie przechowywania dokumentacji niearchiwalnej,
f) udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach,
g) przygotowanie do wydawania odpisów, wypisów i kopii z przechowywanej dokumentacji upoważnionym osobom i organom.
2) Czytelnia, do której należą w szczególności:
a) przechowywanie, ewidencjonowanie i wypożyczanie mikrofilmów,
b) przygotowanie do udostępniania i udostępnianie materiałów archiwalnych i reprodukcji,
c) kontrola udostępnionych materiałów archiwalnych i reprodukcji, obsługa wypożyczania materiałów archiwalnych do celów wystawienniczych oraz na potrzeby sądów i prokuratur,
d) wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych w ramach wypożyczeń międzyarchiwalnych i współpracy z innymi instytucjami,
e) prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów,
f)  prowadzenie rejestru użytkowników pracowni naukowej,
g) przyjmowanie od użytkowników zamówień na reprografię materiałów archiwalnych.
3) Biblioteka, do której należą w szczególności:
a) gromadzenie, ewidencjonowanie, opracowywanie i wypożyczanie księgozbioru biblioteki Archiwum,
b) gromadzenie i opracowywanie publikacji w formie elektronicznej,
c) prowadzenie wypożyczeń międzybibliotecznych,
d) udostępnianie informacji o zbiorze bibliotecznym, prowadzenie prac bibliograficznych na temat historii, zasobu i bieżącej działalności Archiwum i jego pracowników,
e) dystrybucja nieodpłatnych egzemplarzy wydawnictw Archiwum,
f) obsługa zamówień na kopie z księgozbioru.
3. Do zadań wspólnych oddziału należą w szczególności:
1) prowadzenie działalności informacyjnej,
2) udzielanie informacji o zasobie Archiwum,
3) przygotowanie do wydawania uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji oraz zaświadczeń z przechowywanych materiałów archiwalnych,
4) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki i dziedzin pokrewnych,
5) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
6) przygotowywanie opinii i ekspertyz w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi,
7) typowanie materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia i udostępniania zasobu oraz profilaktyki i konserwacji,
8) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,
9) udział w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,
10) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń z prac archiwalnych,
11) opiniowanie planów w zakresie rozmieszczenia zasobu Archiwum.


§ 17


1. Oddział III - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym - wykonuje zadania z zakresu kształtowania państwowego zasobu archiwalnego oraz kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną.
2. Do zadań Oddziału należą w szczególności:
1) przygotowywanie opinii i ekspertyz w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną,
2) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,
3) przygotowywanie decyzji w sprawie ustalania państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek
samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych jako jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne,
4) prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne,
5) prowadzenie ewidencji czynności z zakresu kształtowania narodowego zasobu archiwalnego, w tym czynności nadzorczych,
6) prowadzenie rejestru jednostek wytwarzających materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego,
7) prowadzenie dokumentacji nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
8) przygotowanie do uzgodnienia normatywów kancelaryjnych i archiwalnych opracowywanych przez jednostki organizacyjne,
9) opiniowanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych opracowywanych przez jednostki organizacyjne,
10) przygotowanie opinii w przypadku wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji,
11) przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i sporządzanie dokumentacji pokontrolnej,
12) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jednostek organizacyjnych państwowych i samorządowych oraz z wydawaniem opinii dla innych jednostek organizacyjnych,
13) wykonywanie ekspertyz archiwalnych,
14) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum oraz współpraca z Oddziałem I w zakresie ich przejmowania,
15) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia i porozumień pozostawienia materiałów archiwalnych po jednostkach organizacyjnych, które trwale zaprzestały swojej działalności,
16) prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień pozostawienia materiałów archiwalnych,
17) koordynacja prac Oddziałów zamiejscowych w zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego
oraz kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną,
18) szkolenia, instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego
oraz postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną,
19) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki i dziedzin pokrewnych,
20) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
21) przygotowywanie opinii i ekspertyz w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi,
22) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,
23) udział w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,
24) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń z prac archiwalnych.


§ 18


1. Oddział IV - zabezpieczania zasobu archiwalnego i informatyzacji - wykonuje zadania w zakresie konserwacji materiałów archiwalnych, digitalizacji materiałów archiwalnych oraz informatyzacji.
2. W ramach Oddziału działają:
1) Pracownia digitalizacji i reprografii, do zadań której w szczególności należą:
a) wykonywanie kopii cyfrowych materiałów archiwalnych oraz wydruków w ramach realizacji zamówień z Czytelni i na potrzeby kwerend,
b) wykonywanie cyfrowych kopii materiałów archiwalnych w ramach digitalizacji planowej,
c) prowadzenie ewidencji wykonanych kopii cyfrowych,
d) współpraca z Pracownią konserwacji archiwalnej w zakresie przygotowania i zabezpieczenia konserwatorskiego materiałów przeznaczonych do digitalizacji,
e) współpraca z Sekcją prac naukowych i wydawniczych oraz popularyzacji,
f)  koordynacja prac Oddziałów zamiejscowych w zakresie digitalizacji,
g) współpraca z Narodowym Archiwum Cyfrowym.
2) Pracownia konserwacji archiwalnej, do której w szczególności należą:
a) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie konserwacji,
b) prowadzenie prac z zakresu konserwacji materiałów archiwalnych,
c) przygotowanie konserwatorskie materiałów do digitalizacji,
d) wykonywanie prac introligatorskich,
e) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów,
f) kontrola stanu fizycznego materiałów archiwalnych,
g) monitorowanie środowiska przechowywania materiałów archiwalnych,
h) profilaktyka przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych,
i) analiza potrzeb w zakresie bezpieczeństwa i wyposażenia magazynów archiwalnych,
j) prowadzenie wewnętrznych szkoleń z zakresu warunków przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych,
k) współpraca z Oddziałem nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym i Oddziałami zamiejscowymi w zakresie oceny konserwatorskiej przejmowanych materiałów archiwalnych,
l)  opiniowanie planów w zakresie rozmieszczenia zasobu Archiwum,
m) współpraca z Archiwum Państwowym w Zamościu w zakresie konserwacji i zabezpieczania zasobu archiwalnego.
3) Stanowisko ds. informatyzacji, do którego zadań w szczególności należą:
a) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie wykorzystania technik informatycznych,
b) administrowanie siecią LAN,
c) administrowanie hostingiem Archiwum,
d) redakcja Biuletynu Informacji Publicznej,
e) administrowanie bazami danych i tworzenie baz własnych,
f) tworzenie i przechowywanie kopii bezpieczeństwa z komputerów Archiwum,
g) weryfikacja stanu zabezpieczenia kopii cyfrowych,
h) udostępnianie kopii cyfrowych materiałów archiwalnych w sieci LAN,
i) realizacja polityki bezpieczeństwa w zakresie dostępu i przetwarzania danych w postaci elektronicznej,
j) administrowanie systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz innymi archiwalnymi elektronicznymi systemami dziedzinowymi,
k) administrowanie kontami pocztowymi,
l) konwersja spisów zdawczo-odbiorczych i innych środków ewidencyjnych do Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej,
m)  udział w zakupie sprzętu komputerowego i oprogramowania,
n) udział w inwentaryzacji i likwidacji sprzętu komputerowego i oprogramowania,
o) bieżąca obsługa, konserwacja i naprawy sprzętu komputerowego,
p) aktualizacja oprogramowania,
q) administrowanie serwerami i zarządzanie serwerownią Archiwum,
r) szkolenia informatyczne dla pracowników Archiwum,
s) zarządzanie kopiami cyfrowymi przechowywanymi na lokalnych serwerach,
t) przekazywanie cyfrowych kopii wzorcowych do Centralnego Repozytorium Cyfrowego,
u)  współpraca z Narodowym Archiwum Cyfrowym.
3. Do zadań wspólnych oddziału należą w szczególności:
1) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki i dziedzin pokrewnych,
2) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
3) przygotowywanie opinii i ekspertyz w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi,
4) typowanie materiałów archiwalnych do digitalizacji oraz profilaktyki i konserwacji,
5) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów przepisów, zwłaszcza z zakresu digitalizacji, konserwacji i informatyzacji,
6) udział w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,
7) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń z prac archiwalnych,
8) opiniowanie planów w zakresie rozmieszczenia zasobu Archiwum.


§19


1. Sekcja prac naukowych i wydawniczych oraz popularyzacji wykonuje zadania w zakresie prowadzenia prac naukowych i wydawniczych oraz działalności popularyzatorskiej i informacyjnej.
2. Do zadań Sekcji prac naukowych i wydawniczych oraz popularyzacji należą w szczególności:
1) zgłaszanie projektów, inicjowanie i prowadzenie prac badawczych i wdrożeniowych w zakresie archiwistyki i nauk pokrewnych,
2) współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w zakresie archiwistyki i nauk pokrewnych,
3) udział we współpracy ze szkołami wyższymi, ośrodkami i towarzystwami naukowymi,
4) udział we współpracy z organizacjami i stowarzyszeniami kulturalnymi, oświatowymi, zawodowymi i regionalnymi,
5) inicjowanie i organizowanie konferencji naukowych,
6) organizowanie zebrań naukowych Archiwum,
7) przygotowywanie i koordynowanie wydawnictw naukowych i źródłowych,
8) przygotowywanie i koordynowanie wydawnictw popularyzacyjnych i informacyjnych,
9) prowadzenie działalności popularyzatorskiej i udział w wydarzeniach naukowych, kulturalnych i promocyjnych,
10) organizowanie wystaw, prezentacji multimedialnych i pokazów materiałów archiwalnych,
11) organizowanie spotkań i zajęć dla różnych grup odbiorców, w tym zwłaszcza dla młodzieży szkolnej i akademickiej,
12) organizowanie wycieczek edukacyjnych i dni otwartych,
13) prowadzenie prac z zakresu opracowania zasobu Archiwum,
14) prowadzenie i redagowanie stron internetowych Archiwum,
15) opracowanie graficzne i druk materiałów informacyjno-promocyjnych na potrzeby organizowanych w Archiwum przedsięwzięć naukowych, wydawniczych i popularyzatorskich,
16) przygotowywanie opinii i ekspertyz w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi,
17) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów przepisów archiwalnych,
18) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń z prac archiwalnych.
3. W miarę potrzeby dyrektor może powierzać realizację zadań Sekcji prac naukowych i wydawniczych oraz popularyzacji także pracownikom innych komórek organizacyjnych Archiwum.
4. Prace sekcji prac naukowych i wydawniczych oraz popularyzacji koordynuje wyznaczony przez dyrektora pracownik Archiwum.


§ 20


1. Dział finansowo-księgowy prowadzi sprawy związane z planowaniem i realizacją budżetu oraz obsługą finansowo-księgową Archiwum.
2. Do zadań Działu finansowo-księgowego należy w szczególności:
1) współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie działalności finansowej Archiwum,
2) sporządzanie wieloletnich prognoz finansowych,
3) sporządzenie rocznych planów finansowych dochodów i wydatków budżetowych oraz harmonogramów ich realizacji,
4) nadzór nad prawidłową realizacją budżetu oraz aktualizacja planów finansowych i harmonogramów,
5) kontrola legalności i prawidłowości operacji finansowych oraz ich zgodności z planem finansowym,
6) kontrola zgodności wydatków z prawem zamówień publicznych,
7) obsługa finansowo-księgowa środków pozabudżetowych,
8) obsługa finansowo-księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
9) obsługa finansowo-księgowa ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
10) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
11) sporządzanie list płac oraz dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów,
12) rozliczanie wynagrodzeń bezosobowych,
13) obliczanie podatków, składek ubezpieczeń społecznych i innych obciążeń publicznoprawnych oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
14) ewidencja i rozliczenia inwestycji oraz wyodrębnionych zadań,
15) wykonywanie wydawanych przez dyrektora dyspozycji środkami pieniężnymi,
16) prowadzenie obsługi gotówkowej (kasowej) i bezgotówkowej (bankowej),
17) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami rachunkowości budżetowej,
18) wystawianie rachunków i innych dowodów księgowych,
19)kontrola dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym,
20) koordynowanie prawidłowości obiegu dowodów księgowych,
21) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych,
22) opracowywanie sprawozdań budżetowych, finansowych i statystycznych,
23) sporządzanie zestawień i analiz danych finansowych na potrzeby dyrektora i dysponentów nadrzędnych,
24) administrowanie finansowymi elektronicznymi systemami dziedzinowymi oraz informatycznymi systemami zintegrowanymi do obsługi budżetu i wykonywania operacji bankowych,
25) opracowanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących zasad (polityki) rachunkowości i obiegu dokumentów księgowych oraz innych spraw wynikających z zakresu zadań działu finansowo-księgowego,
26) współpraca z dysponentami nadrzędnymi i instytucjami zewnętrznymi w zakresie niezbędnym do realizacji ww. zadań,
27) wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów szczególnych regulujących rachunkowość jednostek organizacyjnych sektora finansów publicznych oraz zadań zleconych przez dyrektora.


§ 21


1. Dział administracji i kadr prowadzi sprawy w zakresie kadr, administrowania, bezpieczeństwa, obsługi kancelaryjnej, archiwum zakładowego, obsługi klientów, odpłatnego przechowywania dokumentacji.
2. Do zadań Działu administracji i kadr należy:
1)  Obsługa kadrowa Archiwum:
a) prowadzenie spraw osobowych pracowników Archiwum i dokumentacji z tym związanej,
b) prowadzenie spraw związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy,
c) pracowników Archiwum oraz spraw wynikających ze stosunku pracy,
d) prowadzenie statystyk i przygotowywanie sprawozdań dotyczących struktury zatrudnienia,
e) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników,
f) organizowanie i koordynowanie szkoleń w celu podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych pracowników w zakresie wykonywanych obowiązków,
g) prowadzenie spraw dotyczących awansów, nagród i odznaczeń,
h) współpraca w zakresie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
i) załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, nieobecności i urlopów,
j) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
k) prowadzenie spraw związanych ze stażami, wolontariatem i praktykami studenckimi,
l) prowadzenie spraw związanych z kasą zapomogowo-pożyczkową i ubezpieczeniami zbiorowymi pracowników Archiwum,
m) obsługa administracyjna kolegium i komisji doraźnych;
2) Prowadzenie i koordynacja spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) kontrola warunków pracy w Archiwum oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz sporządzanie okresowych analiz i sprawozdań w tym zakresie,
b) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, prowadzenie dokumentacji wypadkowej, rejestru wypadków i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi rocznych analiz i ocen wypadkowości,
c) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, koordynacja szkoleń bhp, prowadzenie ewidencji szkoleń bhp,
d) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
e) analiza regulacji prawnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz informowanie o nich dyrekcji i kierowników komórek organizacyjnych;
3) Obsługa administracyjno-gospodarcza Archiwum:
a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń: zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem, dokonywanie przeglądów technicznych, utrzymanie porządku i czystości,
b) prowadzanie ewidencji i dokumentacji budynków Archiwum,
c) prowadzenie, we współpracy z Działem finansowo-księgowym, ewidencji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych oraz przeprowadzanie ich okresowych inwentaryzacji,
d) opracowanie planów remontów i inwestycji, koordynacja prac budowlanych, przygotowywanie umów, organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi pracami budowlanymi,
e) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne usterek,
f) zlecanie przeglądów i konserwacji instalacji i urządzeń w budynkach Archiwum,
g)  zakup materiałów i wyposażenia oraz nadzór nad właściwym gospodarowaniem środkami rzeczowymi,
h) zakup i gospodarowanie środkami ochrony pracy,
i) opieka i nadzór nad wyposażeniem technicznym Archiwum,
j) prowadzenie gospodarki transportowej;
4) Obsługa kancelaryjna Archiwum:
a) obsługa korespondencji: przyjmowanie korespondencji, przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji, przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych, obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji, przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja, prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
b) prowadzenie składu chronologicznego oraz innych składów wynikających z wdrożonego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją,
c) obsługa klientów i udzielanie informacji,
d) prowadzenie rejestru zarządzeń wewnętrznych i umów,
e) prowadzenie zbioru aktów normatywnych Archiwum,
f)  prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
g) sporządzanie pism, protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
h) obsługa kancelaryjna dyrektora i zastępcy,
i) obsługa centrali telefonicznej, faksu, poczty elektronicznej i elektronicznej skrzynki podawczej,
j) obsługa uroczystości i gości;
5) Prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami;
6) Prowadzenie spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej:
a) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą instalacji, urządzeń i sprzętu ppoż.,
b) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i
przekładanie wniosków odnośnie    stwierdzonych    nieprawidłowości    w    zabezpieczeniu
przeciwpożarowym,
c) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,
e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum;
7) Wykonywanie czynności związanych z realizacją zadań w zakresie obronności państwa i zarządzania sytuacjami kryzysowymi:
a) zapewnienie realizacji zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
b) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,
c) opracowywanie zarządzeń i planów związanych z działalnością obronną w Archiwum,
d) realizowanie prac reklamacyjnych w odniesieniu do pracowników Archiwum od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny oraz prowadzenie spraw związanych ze zwolnieniem z obowiązku pełnienia służby wojskowej,
e) wykonywanie zadań obrony cywilnej,
f) organizowanie szkoleń obronnych, w tym dla osób funkcyjnych struktur obronnych Archiwum,
g) koordynowanie realizacji zadań związanych z wprowadzeniem stopni alarmowych w Archiwum,
h) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego w Archiwum;
8) Prowadzenie spraw z zakresu ochrony informacji niejawnych:
a) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających,
b)  prowadzenie wykazu osób zatrudnionych w Archiwum albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto,
c) przechowywanie akt zakończonych postępowań sprawdzających i kontrolnych postępowań sprawdzających,
d) realizację procedur wynikających z przepisów prawa, prowadzonych w celu uzyskania przez pracowników Archiwum dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”,
e) kontrolę ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
f) prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych,
g) opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych w Archiwum,
h) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego,
i) zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych,
j) przekazywanie ABW danych osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej a także osób, którym odmówiono wydania,
k) poświadczenia bezpieczeństwa, lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa,
l) zawiadamianie Dyrektora o naruszeniu przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności tego naruszenia,
m) zawiadamianie ABW o naruszeniu przepisów o ochronie informacji niejawnych o klauzuli „poufne”,
n)  prowadzenie kancelarii dokumentacji niejawnej,
o) udostępnianie dokumentacji niejawnej osobom uprawnionym,
p) egzekwowanie zwrotu dokumentów,
q) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentacji niejawnej,
r) kontrolę właściwego rejestrowania dokumentacji niejawnej,
s) kontrolę właściwego oznaczania dokumentacji niejawnej wytwarzanej w Archiwum.


§ 22


1. Oddziały zamiejscowe Archiwum wykonują wszystkie zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez odpowiednie komórki organizacyjne centrali Archiwum, na obszarze ich właściwości terytorialnej określonej w § 7, z wyjątkiem przygotowania do uzgodnienia normatywów kancelaryjnych i archiwalnych oraz opiniowania normatywów kancelaryjnych i archiwalnych, opracowywanych przez jednostki organizacyjne.
2. Do zakresu działania kierowników oddziałów zamiejscowych należą sprawy określone w § 11, a także:
1) administrowanie użytkowanymi przez oddział budynkami, lokalami, wyposażeniem i majątkiem, kontrola ich stanu względem wypełniania wymogów zabezpieczenia materiałów archiwalnych, bezpieczeństwa budowlanego, bhp, przeciwpożarowego i antywłamaniowego, utrzymania porządku i czystości, prowadzenie dokumentacji budynków i lokali, zlecanie potrzeb przeglądów, konserwacji i napraw instalacji oraz urządzeń w lokalach i budynkach oddziału do Działu administracji i kadr,
2) zakup materiałów i wyposażenia w porozumieniu z dyrekcją oraz Działem administracji i kadr i Działem finansowo-księgowym.
3. Do kompetencji kierowników oddziałów zamiejscowych należą ponadto następujące czynności wykonywane z upoważnienia dyrektora:
1) reprezentowanie Archiwum w sprawach dotyczących działalności oddziału w zakresie wynikającym z udzielonego przez dyrektora upoważnienia,
2) podpisywanie pism wynikających z działalności oddziału, w tym odpowiedzi na kwerendy, wydawanych zaświadczeń, uwierzytelnionych odpisów, wypisów i kopii materiałów archiwalnych oraz decyzji o odmowie dostępu do materiałów archiwalnych,
3)podpisywanie wydawanych zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i wystąpień pokontrolnych w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną.


§ 23


Dyrektor może wyznaczyć komórce organizacyjnej dodatkowe zadania, niewymienione w Regulaminie
Rozdział IV. Organy kolegialne i doradcze


§ 24


1. Kolegium jest organem opiniodawczo-doradczym dyrektora w sprawach merytorycznych, administracyjnych, finansowych i personalnych Archiwum.
2. Skład, zakres i tryb działania Kolegium określa dyrektor w drodze wewnętrznego zarządzenia


§ 25


1. Komisja Metodyczna jest organem opiniodawczo-doradczym Dyrektora w sprawach zagadnień metodycznych wynikających z toku prac Archiwum nad opracowaniem zasobu.
2. Komisja Metodyczna działa na podstawie przepisów Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczących działalności komisji metodycznych w archiwach państwowych.
3. Członków Komisji Metodycznej powołuje i odwołuje dyrektor Archiwum.


§ 26


1. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Lublinie i Archiwum Państwowego w Zamościu jest organem opiniodawczo-doradczym Dyrektora w sprawach dotyczących kształtowania narodowego zasobu archiwalnego oraz gromadzenia materiałów archiwalnych.
2. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji działa na podstawie przepisów Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczących działalności komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych.
3. Członków Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji powołuje i odwołuje dyrektor Archiwum.


§ 27


1. Zespół Zakupu Archiwaliów jest organem opiniodawczo-doradczym dyrektora w sprawach dotyczących oceny wartości archiwalnej materiałów oferowanych Archiwum do zakupu i ustalania ceny ich zakupu oraz wyceny materiałów archiwalnych wypożyczanych do celów wystawienniczych na terenie Polski.
2. Zespół Zakupu Archiwaliów działa na podstawie przepisów Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczących działalności zespołów zakupu archiwaliów przy dyrektorach archiwów państwowych.
3. Członków Zespołu zakupu archiwaliów powołuje i odwołuje dyrektor Archiwum.
Rozdział V. Postanowienia końcowe


§ 28


1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Archiwum określają przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczące instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych oraz wytyczne dyrektora Archiwum.
2. Zasady ochrony informacji niejawnych określają odrębne przepisy.


§ 29


1.Zmiany w niniejszym Regulaminie są dokonywane wraz ze zmianą lub nowelizacją Statutu Archiwum Państwowego w Lublinie.
2. W przypadku sprzeczności postanowień niniejszego Regulaminu ze zmienionymi postanowieniami Statutu, do czasu nowelizacji Regulaminu stosuje się postanowienia Statutu.
Załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego Archiwum Państwowego w Lublinie
Wykaz skrótów komórek organizacyjnych Archiwum Państwowego w Lublinie


1.    Dyrektor - APL
2.    Zastępca dyrektora - APL.ZCA
3.    Oddział I - gromadzenia, przechowywania, ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego - GO
4.    Oddział II - informacji i udostępniania - IA
4.1    Sekcja kwerend - IA
4.2    Stanowisko ds. kwerend dokumentacji niearchiwalnej - IA.SDN
4.3    Czytelnia - IA.C
4.4    Biblioteka - IA.BIB
5.    Oddział III - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym - NZA
6.    Oddział IV - zabezpieczania zasobu archiwalnego i informatyzacji - ZZA
6.1    Pracownia digitalizacji i reprografii - ZZA.PD
6.2    Pracowania konserwacji archiwalnej - ZZA.PKA
6.3    Stanowisko ds. informatyzacji - ZZA.I
7.    Sekcja prac naukowych i edukacji archiwalnej - SPN
8.    Działu finansowo-księgowego - FK
9.    Działu administracji i kadr - AK
8.1    obsługa administracyjno-gospodarcza - AK.ADM
8.2    obsługa kadrowa - AK.KADR
8.3    obsługa kancelaryjna - AK.KANC
10.    Kolegium - KOL
11.    Komisja Metodyczna - KM
12.    Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji archiwum Państwowego w Lublinie i Archiwum Państwowego w Zamościu - KAOD
13.    Zespół Zakupu Archiwaliów - ZZMA
14.    Oddział w Chełmie - CH
15.    Oddział w Kraśniku - KR
16.    Oddział w Radzyniu Podlaskim - RA

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:regulamin organizacyjny
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Roman Kusyk
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:02.01.2007 08:44