Statut

 

 

 

STATUT

ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W LESZNIE

 

 

 

I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1

Archiwum Państwowe w Lesznie utworzone zarządzeniem Nr 4 Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 21 stycznia 1976 r. w sprawie utworzenia wojewódzkich archiwów państwowych (Dz. Urz. MNSzWiT 1976, Nr 2, poz. 5), zwane dalej „Archiwum” działa na podstawie:

1)      ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą archiwalną”;

2)      niniejszego statutu;

3)      innych przepisów.

 

§ 2

1.      Siedziba Archiwum mieści się w Lesznie.

2.      Zasięgiem działania Archiwum jest:

1)      na terenie województwa wielkopolskiego obszar obejmujący:

a)      miasto na prawach powiatu Leszno,

b)      powiaty: leszczyński, gostyński, rawicki,

c)      miasto Kościan i gminy Kościan, Krzywiń i Śmigiel powiatu kościańskiego,

d)      gminę Kobylin powiatu krotoszyńskiego,

e)      gminę Przemęt powiatu wolsztyńskiego;

2)      na terenie województwa dolnośląskiego obszar obejmujący wszystkie gminy wchodzące w skład powiatu górowskiego,

3)      na terenie województwa lubuskiego obszar obejmujący gminy: Szlichtyngowa
i Wschowa powiatu wschowskiego.

 

§ 3

Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

 

§ 4

Archiwum używa pieczęci urzędowej okrągłej z Godłem Państwa pośrodku i napisem w otoku „Archiwum Państwowe w Lesznie”.

 

 

 

II

ZADANIA I ZAKRES DZIAŁANIA

 

§ 5

1.      Do zadań Archiwum należy:

1)      kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym;

2)     gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych;

3)      ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych;

4)      udostępnianie materiałów archiwalnych;

5)    urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych;

6)      prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej;

7)      prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów;

8)      prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą archiwalną,

9) wykonywanie innych zadań określonych w przepisach prawa.

2.      Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:

1)      wyszukiwanie informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych;

2)      sporządzanie wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych materiałów archiwalnych wraz z ich metadanymi ;

3)      przetwarzania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych.

3.      Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:

1)      przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;

2)      wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;

3)      konserwacji dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania.

 

§ 6

W szczególności do zakresu działania Archiwum należy:

1)      w zakresie kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym:

a)     ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są zobowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych oraz prowadzenie ich ewidencji,

b)     uzgadnianie dla organów i  jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 6 ust.1 ustawy – w ramach posiadanego upoważnienia – instrukcji kancelaryjnej i inastrukcji i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt i jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz  zmian do nich,

c)     przeprowadzanie kntroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich realizacji oraz wykonywanie ekspertyz archiwalnych,

d)   nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum oraz wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

e)     współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wydanymi dla tych podmiotów,

f)     prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym z materiałami archiwalnymi w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych;

2)      w zakresie gromadzenia, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych:

a)     przejmowanie materiałów archiwalnych wraz ze sporządzoną do nich ewidencją,

b)     rozmieszczanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania,

c)      profilaktyka konserwatorska i konserwacja właściwa materiałów archiwalnych,

d)     prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich mikrofilmowania i digitalizacji,

e)      ochrona i zabezpieczenie zasobu archiwalnego;

3)      w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych:

a)     prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,

b)     opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami metodycznymi,

c)      opracowywanie pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz pomocy archiwalnych wyższego rzędu;

4)      w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych:

a)     udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni oraz on-line,

b)     udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

c)      wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych w ramach wymiany międzyarchiwalnej;

5)      w zakresie urzędowego potwierdzania treści przechowywanych materiałów archiwalnych – wydawanie ich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów oraz reprodukcji, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;

6)      w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej:

a)     prowadzenie badań indywidualnych i zespołowych z zakresu archiwistyki i dziedzin pokrewnych oraz udział w komisjach i zespołach powołanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także udział w realizacji przedsięwzięć inicjowanych przezeń w tym zakresie,

b)     opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych,

c)      organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,

d)     współdziałanie ze szkołami wyższymi oraz z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,

e)      przygotowywanie do druku wydawnictw źródłowych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej;

7)      w zakresie prowadzenia działalności informacyjnej i popularyzatorskiej:

a)     przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i Archiwum,

b)     współpraca z placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,

c)      organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych oraz współudział w ich przygotowaniu,

d)     organizowanie oraz prowadzenie wykładów i odczytów o tematyce historyczno-archiwalnej dla zainteresowanych środowisk,

e)      prowadzenie wykładów i zajęć lekcyjnych dla młodzieży szkolnej oraz studentów,

f)       przyjmowanie wycieczek młodzieży szkolnej, studentów oraz przedstawicieli innych środowisk społecznych,

g)     upowszechnianie wiedzy o Archiwum i jego zasobie w środkach masowego przekazu oraz w sieciach informatycznych dostępnych publicznie,

h)     współpraca ze stowarzyszeniami naukowymi oraz regionalnymi,

i)       wyszukiwanie i upowszechnianie informacji o zawartości zasobu Archiwum, w szczególności w ramach kwerend tematycznych;

8)      w zakresie spraw dotyczących dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:

a)     współpraca z archiwum państwowym  realizującym zadania określome w art. 51 ust.3 ustawy oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,

b)     zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,

c)      prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców, przejętej przez Archiwum od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,

d)     udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej uprawnionym osobom fizycznym oraz jej udostępnianie i wypożyczanie uprawnionym podmiotom.

 

§ 7

1.      Zasób Archiwum stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności organów państwowych oraz państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych z obszaru działania Archiwum, a także jego zasób historyczny.

2.      Do zasobu Archiwum wchodzą również materiały archiwalne zaliczane do niepaństwowego zasobu archiwalnego przejmowane na podstawie art. 44 ust. 1 i 2 oraz nabywane na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy archiwalnej, a także nabyte w innej drodze.

 

§ 8

1.      Realizując zadania statutowe Archiwum współpracuje z organami oraz przedstawicielami władz państwowych i samorządowych na obszarze jego działania.

2.      Archiwum współpracuje z innymi archiwami mającymi siedzibę na obszarze jego działania oraz z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny.

 

III

STRUKTURA ORGANIZACYJNA

 

§ 9

W skład Archiwum wchodzą:

1)      Oddział ewidencji, opracowania, zabezpieczania i udostępniania zasobu, w skład którego wchodzi:

a)     PCzytelnia i biblioteka,

b)      Stanowisko do spraw kwerend;

2)      Pracownia digitalizacji;

3)      Stanowisko do spraw nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym;

4)      Stanowisko do spraw przechowalnictwa i informatyzacji;

5)      Stanowisko do spraw administracyjno-gospodarczych;

6)      Stanowisko do spraw finansowo-księgowych.

 

§ 10

1.      Dyrektor Archiwum określa w regulaminie organizacyjnym szczegółowe zadania i organizację komórki organizacyjnej oraz zadania wykonywane na samodzielnych stanowiskach, wymienionych w § 9, a także tryb realizacji powierzonych zadań.

2.      W razie uzasadnionej potrzeby dyrektor Archiwum może w ramach oddziału tworzyć lub likwidować sekcje, pracownie lub samodzielne stanowiska pracy.

 

§ 11

Schemat organizacyjny Archiwum stanowi załącznik do statutu. 

 

IV

KIEROWNICTWO ARCHIWUM, PRACOWNICY

 

§ 12

1.      Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

2.      Dyrektor Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, przed którym jest odpowiedzialny za całokształt działalności Archiwum.

 

§ 13

1.      Dyrektor Archiwum kieruje całokształtem działalności Archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją wypełnianych przez nie zadań.

2.      Do zakresu działania dyrektora Archiwum należy w szczególności:

1)      ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych;

2)      ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum;

3)      reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,

4)      przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum, w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji;

5)      dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych;

6)      wydawanie decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów;

7)      wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji;

8)      wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U.z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.);

9)      tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacji zawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;

10)  kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów;

11)  kierowanie realizacją zadań w zakresie  spraw obronnych i zarządzania kryzysowego.

12) odpowiedzioalność za ochronę przetwarzanych informacji niejawnych.

 

§ 14

Dyrektor Archiwum współdziała, odpowiednio, ze związkami zawodowymi działającymi w Archiwum w zakresie określonym odrębnymi przepisami lub przedstawicielem pracowników przy ustalaniu regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

 

§ 15

Do zatrudnionych w Archiwum pracowników stosuje się odpowiednio przepisy:

1)      ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.);

2)      ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2016 r.  poz. 1511);

3)      ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666).

 

§ 16

1.      Kierownik komórki organizacyjnej wymienionej w § 9 ponosi odpowiedzialność za całokształt działalności podległej mu komórki i jest odpowiedzialny przed dyrektorem Archiwum za prawidłową i terminową realizację zadań.

2.      Kierownik komórki organizacyjnej, o której mowa w § 9, dokonuje opisu podległych mu stanowisk pracy, określają zakresy czynności podległych mu pracowników oraz przydzielają im zadania wynikające z opisu stanowiska i planu pracy komórki organizacyjnej bądź potrzeb bieżących Archiwum, a także kontroluje ich wykonanie.

3.      Zakres czynności kierownika oddziału i pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach ustala dyrektor Archiwum.

 

V

ORGANY DORADCZE I OPINIODAWCZE

 

§ 17

1.      W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

1)      Kolegium,

2)      Zespół Zakupu Materiałów Archiwalnych.

2.      Na rzecz Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

1)      Komisja Metodyczna, utworzona w Archiwum Państwowym w Poznaniu, wspólna dla Archiwum Państwowego w Kaliszu, Archiwum Państwowego w Poznaniu i Archiwum Państwowego w Lesznie,

2)      Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Poznaniu, Archiwum Państwowego w Kaliszu i Archiwum Państwowego w Lesznie, utworzona w Archiwum Państwowym w Poznaniu, wspólna dla Archiwum Państwowego w Kaliszu,  Archiwum Państwowego w Poznaniu i Archiwum Państwowego w Lesznie.

 

§ 18

1.      Dyrektor powołuje organ wymieniony w ust. 1, pkt 1, określa jego zakres działania i skład osobowy, a także powołuje organ wymieniony w ust. 1 pkt 2 i określa jego skład osobowy.

2.      W przypadku komisji, o których mowa w § 17 ust. 2 dyrektor współdziała z dyrektorem Archiwum Państwowego w Poznaniu w zakresie określenia ich składu osobowego.

 

VI

MIENIE I FINANSE ARCHIWUM

 

§ 19

Archiwum jest państwową jednostką budżetową działającą według zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870) oraz w przepisach wydanych na jej podstawie.

 

§ 20

Majątek Archiwum stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystywany jedynie dla celów związanych z działalnością statutową Archiwum.

 

§ 21

1.      Do podejmowania zobowiązań finansowych lub składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest wyłącznie dyrektor Archiwum lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

2.      Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym Archiwum upoważniony jest dyrektor Archiwum i główny księgowy oraz ustanowieni przez nich pełnomocnicy, działający w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

 

VII

PRZEPISY KOŃCOWE

 

§ 22

Zmiany w statucie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.

 

Powrót

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Statut
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Barbara Ratajewska
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:25.09.2003 13:41