Statut

Załącznik do Zarządzenia Nr 91
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
z dnia 18 grudnia 2017 r.
 
STATUT
ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W MALBORKU
 
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
 
§ 1
Archiwum Państwowe w Malborku, do dnia 1 stycznia 2018 r. działające pod nazwą Archiwum Państwowego w Elblągu, zostało utworzone Zarządzeniem Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 21 stycznia 1976 r. w sprawie utworzenia wojewódzkich archiwów państwowych (Dz. U. M. N. S. W. i T. Nr 2, poz. 5), zmienionym rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 10 października 2017 r. w sprawie zmiany nazwy Archiwum Państwowego w Elblągu z siedzibą w Malborku (Dz. U. z 2017 r. poz. 1974), zwane dalej „Archiwum”, działa na podstawie:
1) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”;
2) niniejszego statutu;
3) innych przepisów. 
 
§ 2
1. Siedziba Archiwum mieści się w Malborku.
2. Zasięgiem działania Archiwum jest:
1) na terenie województwa pomorskiego obszar obejmujący wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: kwidzyńskiego, malborskiego, nowodworskiego, sztumskiego;
2) na terenie województwa warmińsko-mazurskiego obszar obejmujący:
a) miasto na prawach powiatu Elbląg;
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatu braniewskiego i elbląskiego;
c) gminy Kisielice i Susz powiatu iławskiego;
d) gminę Orneta powiatu lidzbarskiego.
 
§ 3
Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.
 
§ 4
Archiwum używa pieczęci urzędowej okrągłej z Godłem Państwa pośrodku i napisem w otoku: „Archiwum Państwowe w Malborku”.
 
Rozdział 2
Zadania i zakres działania
 
§ 5
1. Do zadań Archiwum należy:
1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym;
2) gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych;
3) ewidencjonowanie i opracowanie materiałów archiwalnych;
4) udostępnianie materiałów archiwalnych;
5) urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych;
6) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej;
7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i Archiwum;
8) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą;
9) wykonywanie innych zadań określonych w przepisach prawa.
2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:
1) wyszukiwania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych;
2) sporządzania wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych materiałów archiwalnych wraz z ich  metadanymi;
3) przetwarzania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych.
3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą na:
1) przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;
2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;
3) konserwacji dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania.
 
§ 6
W szczególności do zakresu działania Archiwum należy:
1) w zakresie kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym:
a) ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są zobowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych, oraz prowadzenie ich ewidencji,
b) uzgadnianie dla organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 6 ust. 1 ustawy – w ramach posiadanego upoważnienia – instrukcji kancelaryjnej i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt i jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz zmian do nich,
c) przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich realizacji oraz wykonywanie ekspertyz archiwalnych,
d) nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum oraz wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
e) współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wydanymi dla tych podmiotów,
f) prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym z materiałami archiwalnymi w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych;
2) w zakresie gromadzenia, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych:
a) przejmowanie materiałów archiwalnych wraz ze sporządzoną do nich ewidencją,
b) rozmieszczanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania,
c) profilaktyka konserwatorska i konserwacja właściwa materiałów archiwalnych,
d) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacja,
e) ochrona i zabezpieczanie zasobu archiwalnego;
3) w zakresie ewidencjonowania i opracowania materiałów archiwalnych:
a) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,
b) opracowanie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami metodycznymi,
c) opracowanie pomocy ewidencyjno - informacyjnych oraz pomocy archiwalnych wyższego rzędu;
4) w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych:
a) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni oraz on-line,
b) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie pomocy ewidencyjno - informacyjnych,
c) wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych w ramach wymiany międzyarchiwalnej;
5) w zakresie urzędowego potwierdzania treści przechowywanych materiałów archiwalnych – wydawanie ich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów oraz reprodukcji, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;
6) w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej:
a) prowadzenie badań indywidualnych i zespołowych z zakresu archiwistyki i dziedzin pokrewnych oraz udział w komisjach i zespołach powołanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także udział w realizacji przedsięwzięć inicjowanych przezeń w tym zakresie,
b) opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych,
c) organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych, 
d) współdziałanie ze szkołami wyższymi oraz z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,
e) przygotowywanie do druku wydawnictw źródłowych i pomocy ewidencyjno - informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej;
7) w zakresie prowadzenia działalności informacyjnej i popularyzatorskiej:
a) przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i Archiwum,
b) współpraca z placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,
c) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych oraz współudział w ich przygotowaniu,
d) organizowanie oraz prowadzenie wykładów i odczytów o tematyce historyczno-archiwalnej dla zainteresowanych środowisk,
e) prowadzenie wykładów i zajęć lekcyjnych dla młodzieży szkolnej oraz studentów,
f) przyjmowanie wycieczek młodzieży szkolnej, studentów oraz przedstawicieli innych środowisk społecznych, 
g) upowszechnianie wiedzy o Archiwum i jego zasobie w środkach masowego przekazu oraz w sieciach informatycznych dostępnych publicznie,
h) współpraca ze stowarzyszeniami naukowymi oraz regionalnymi,
i) wyszukiwanie i upowszechnianie informacji o zawartości zasobu Archiwum, w szczególności w ramach kwerend tematycznych;
8) w zakresie spraw dotyczących dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:
a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51 u ust. 3 ustawy oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,
b) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo - płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
c) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców, przejętej przez Archiwum od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,
d) udostępnianie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania uprawnionym osobom fizycznym oraz jej udostępnianie i wypożyczanie innym uprawnionym podmiotom.
 
§ 7
1. Zasób Archiwum stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności organów państwowych oraz państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych z obszaru działania Archiwum, a także jego zasób historyczny.
2. Do zasobu Archiwum wchodzą również materiały archiwalne zaliczane do niepaństwowego zasobu archiwalnego przejmowane na podstawie art. 44 ust. 1 i 2 oraz nabywane na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy, a także nabyte w innej drodze.
 
§ 8
1. Realizując zadania statutowe Archiwum współpracuje z organami oraz przedstawicielami władz państwowych i samorządowych na obszarze jego działania.
2. Archiwum współpracuje z innymi archiwami mającymi siedzibę na obszarze jego działania oraz z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny.
 
Rozdział 3
Struktura organizacyjna
 
§ 9
W skład Archiwum wchodzą: 
1) Oddział ewidencji, opracowania, zabezpieczania, udostępniania zasobu i informacji, w skład którego  wchodzą:
a) sekcja do spraw ewidencji , informacji , udostępniania i prowadzenia kwerend,
b) sekcja do spraw opracowania zasobu,
c) sekcja do spraw digitalizacji, reprografii i konserwacji;
2) Samodzielne stanowisko do spraw narastającego zasobu archiwalnego;
3) Dział administracyjno- finansowy.
 
§ 10
1. Dyrektor Archiwum określa w regulaminie organizacyjnym szczegółowe zadania i organizację komórek organizacyjnych wymienionych w § 9, a także tryb realizacji powierzonych im zadań.
2. W razie uzasadnionej potrzeby dyrektor Archiwum może tworzyć lub likwidować sekcje, pracownie i samodzielne stanowiska pracy w obrębie komórek organizacyjnych wymienionych w § 9.
 
§ 11
Schemat organizacyjny Archiwum stanowi załącznik do statutu.
 
Rozdział 4
Kierownictwo Archiwum, pracownicy
 
§ 12
1. Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
2. Dyrektor Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, przed którym jest odpowiedzialny za całokształt działalności Archiwum.
 
§ 13
1. Dyrektor Archiwum kieruje całokształtem działalności Archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją wypełnianych przez nie zadań.
2. Do zakresu działania dyrektora Archiwum należy w szczególności:
1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych, naukowo - badawczych oraz związanych z działalnością archiwalną;
2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum;
3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz;
4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum, w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji;
5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych;
6) wydawanie decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów;
7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych oraz wprowadzanie na ich podstawie regulaminów i instrukcji;
8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1889);
9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacji zawodowych, zdobywaniu stopni i tytułów naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;
10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa 
i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów;
11) kierowanie realizacją zadań w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego;
12) odpowiedzialność za ochronę przetwarzanych informacji niejawnych.
 
§ 14
Dyrektor Archiwum współdziała, odpowiednio, ze związkami zawodowymi działającymi 
w Archiwum w zakresie określonym odrębnymi przepisami lub przedstawicielem pracowników przy ustalaniu regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
 
§ 15
Do zatrudnionych w Archiwum pracowników stosuje się odpowiednio przepisy:
1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1889);
2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2142);
3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666).
 
§ 16
1. Kierownicy komórek organizacyjnych, wymienionych w § 9, ponoszą odpowiedzialność 
za całokształt działalności podległej im komórki i są odpowiedzialni przed dyrektorem Archiwum za prawidłową i terminową realizację zadań.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych, o których mowa w § 9, dokonują opisu podległych 
im stanowisk pracy, określają zakresy czynności podległych im pracowników oraz przydzielają im zadania wynikające z opisu stanowiska oraz planu pracy komórki organizacyjnej bądź potrzeb bieżących Archiwum, a także kontrolują ich wykonanie.
3. Dyrektor Archiwum dokonuje opisu stanowisk pracy oraz ustala zakres czynności kierownika oddziału oraz pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku do spraw narastającego zasobu archiwalnego.
 
Rozdział 5
Organy doradcze i opiniodawcze
 
§ 17
1. W Archiwum działa Kolegium - organ doradczy i opiniodawczy.
2. Na rzecz Archiwum działają:
1) Komisja Metodyczna wspólna z Archiwum Państwowym w Gdańsku;
2) Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Gdańsku i Archiwum Państwowego w Malborku utworzona w Archiwum Państwowym w Gdańsku, wspólna dla  Archiwum Państwowego w Gdańsku i Archiwum Państwowego w Malborku.
3. Dyrektor Archiwum może powołać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw oraz organy przewidziane odrębnymi przepisami.
 
§ 18
1. Dyrektor Archiwum powołuje organ wymieniony w § 17 ust. 1, określa jego skład osobowy i zakres działania.  
2. W przypadku komisji o których mowa w § 17 ust. 2  dyrektor Archiwum współdziała z dyrektorem Archiwum Państwowego w Gdańsku w zakresie określenia ich składu osobowego.
 
Rozdział 6
Mienie i finanse Archiwum
 
§ 19
Archiwum jest państwową jednostką budżetową, działającą według zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077) oraz w przepisach wydanych na jej podstawie.
 
§ 20
Majątek Archiwum stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystywany jedynie 
do celów związanych z działalnością statutową Archiwum.
 
§ 21
1. Do podejmowania zobowiązań finansowych lub składania oświadczeń woli, w tym 
w zakresie praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest wyłącznie dyrektor Archiwum lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy w zakresie określonym w pełnomocnictwie.
2. Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym Archiwum upoważniony jest dyrektor Archiwum i główny księgowy działający łącznie oraz ustanowieni przez nich pełnomocnicy, działający w zakresie określonym w pełnomocnictwie.
 
Rozdział 6
Przepisy końcowe
 
§ 22
Zmiany w statucie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.

 

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Statut
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Aleksandra Szlufik
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:24.09.2003 11:50